15 dicas de e-mail que você deve conhecer

E quando o comentário não é o bastante para seu leitor escrever  o que deseja, onde ele vai? Para a página de Contato! Certamente seu blog recebe contato de um ou mais pessoas e como lidar com os e-mails dos leitores de forma positiva e rápida? O Assunto hoje é E-MAILS. Separamos 15 dicas de ouro para se dar bem com seu leitor por e-mail (e elas podem ser usadas em qualquer lugar onde o e-mail é fundamental). Continue lendo.

Chris Anderson é apaixonado por ideias e imaginação segundo suas próprias palavras. Ele publicou um belo artigo em inglês sobre 'criar uma carta de e-mail' em Julho de 2011 na esperança de ajudar as muitas pessoas que usam e-mail pelo país e pelo mundo. As dicas do Arruma Blog são baseadas nesse mesmo conceito e na nossa experiência de vida.

• Recomendamos a leitura: Blog e o poder de um e-maill

1 - RELEIA SEU TEXTO NO E-MAIL

Pense antes de escrever e sua releitura será ainda melhor. Regra fundamental, você deve se colocar no lugar do destinatário e com pouco esforço verificar se é possível compreender a ideia do seu e-mail. Se você sentiu que o texto pode ser questionado de várias formas, é bom começar as mudanças no texto.

2 - PREFIRA TEXTOS CURTOS

Tente escrever as primeiras 100 palavras de forma a responder a pergunta do remetente ou a passar a ideia central do seu contato. Mantenha seu texto curto e/ou seja, direto no assunto. No mundo corporativo use frases como 'Você tem esses dados?' ou 'A reunião foi marcada para as 16 horas. ' e no mundo da blogosfera pode ser visto como 'Agradeço seu contato. A resposta para sua pergunta se encontra em nosso artigo _LINK_ '.

3 - ESCOLHA LINHAS PARA SEREM APAGADAS

Todos estão propícios a receber correntes por e-mail ou um e-mail resposta cheio de novas palavras no assunto ou no corpo do e-mail como:

Assunto: RE: RE: RE:

Assunto:                             [Sim, esse é um e-mail sem palavras no assunto]

Assunto: Na próxima semana....

Algumas soluções para isso:
Apague informações desnecessárias tanto no assunto, quanto no corpo do e-mail, mas evite excluir o histórico de conversa que existe no e-mail. Dê preferencias para exclusão de vários e-mails e principalmente no campo Assunto. Exemplos:

Assunto: Proposta de parceria Blog

Assunto: Encontro de blogueiros hoje as 13h

Assunto: Encontro cancelado (NR)   [NR = Não responda]

4 - CURTO NÃO SIGNIFICA RUDE

Concordar que um e-mail bom é e-mail curto e direto é o pensamento correto. E-mail não tem que incluir as sutilezas sociais habituais, embora um emotion ocasional não seja uma má idéia.
Se seu e-mail depende de mais de 12 linhas e dois parágrafos então você está desperdiçando o tempo de todos os envolvidos. Use o conhecimento dos itens anteriores para ser direto, curtos e releia suas palavras.

5 - RESPOSTA QUE NÃO CHEGA OU LENTA

Não há problemas se você não tiver uma resposta rápida ou se ela nunca chegar de volta. Não que eles não te amam. Eles só não querem ser possuídos por sua caixa de e-mail ou não tem paciência de escrever uma resposta. [Isso acontece muito com os leitores de um blog]. Cuidado com o tipo de e-mail que você envia. Evite os que persegue o destinatário, os que agridem ou causam ainda mais questionamento.

Vele lembrar que há e-mail que não necessitam de resposta. Se eu digo 'Obrigado pela informação.' você não tem que responder 'Por nada!'. Isso só te custou alguns 30 segundos da sua vida. Crie um marcador de e-mail (por meio de software ou um bom sistema de e-mail) para os e-mails que realmente tem que ser respondidos.

6 - NÃO USE PERGUNTAS ABERTAS

Se tiver que perguntar evite escrever dois ou mais parágrafos seguidos de uma relação de opções a serem escolhidas. Seja generoso a ponto de oferecer o famoso 'SIM - NÃO' como resposta e no máximo um intermediário entre eles.
Leve este pensamento quanto tiver que entrar em contato com algum blog, empresa ou fornecedor, principalmente para fazer perguntas em formulários de contato (como o nosso)

7 - PENSE ANTES DE USAR O 'CCO' E 'RESPONDER A TODOS'

O campo CCo (Com Cópia Oculta) existe para você ocultar os diversos e-mails que receberão suas palavras. Na blogosfera ele é usado para fazer algum anúncio interno aos leitores do blog, sem que um leitor queira usar o e-mail de outro para fins maléficos ou passar alguma informação onde você queira falar com cada leitor, mas não tendo que repetir o processo colocando e-mail por e-mail no campo Para.
Responder a todos deve ser usado com sabedoria. Recomenda-se que ele raramente seja usado, e dê preferencia quando receber um e-mail em grupo (com vários outros e-mails no campo Para) para responder apenas à pessoa principal. Muitas vezes responder a todos só vai fazer as outras pessoas perderem tempo.

8 - NÃO ESCREVA SEU E-MAIL COM LETRAS MAIÚSCULAS

Regra de boa convivência na internet. Escrever com em letras maiúsculas é como gritar com a pessoa que lê e ninguém gosta disso. Se desejar chamar a atenção para algum link ou destacar parte do texto, use cores ou o Negrito (somente usar a cor não garante ao leitor o sucesso esperado, ainda mais se ele tiver alguma deficiência). Se for necessário usar este recurso, que seja em uma palavra no máximo.

9 - ATENÇÃO AOS ANEXOS

Não é legal receber um e-mail que só tenha anexos ou ainda que a assinatura da pessoa seja um anexo. Seu tempo é 'perdido' tentando abri-los. Se você conseguir inserir a imagem no corpo do e-mail é melhor. Entenda que há serviço de e-mail que não interpreta a imagem incorporada e ao receber a imagem chega como anexo [o Yahoo! faz ou fazia isso em muitos casos]. Dê preferências a assinaturas e conteúdo textual e se for o caso, avise no corpo do e-mail da existência do anexo e uma breve descrição do que é ou representa.

10 - NÃO SEJAM UMA VIA DE MÃO ÚNICA

Se você envia boletins informativos manualmente, como seus leitores podem cancelar a inscrição destes boletins? Se você escreve em seus e-mails 'Favor não responder... ', como seus leitores farão contato com você para sanar dúvidas ou elogiar o feito?
Dê preferencia à possibilidade de retorno a algum link fácil para a ação que o leitor deseja (como cancelar a inscrição do boletim)

11 - ESTRURE SEU E-MAIL

Tal como uma história, um bom e-mail deve ter uma boa abertura, corpo e conclusão. Tome cuidado com o significado do seu texto e em casos de histórico 'uma troca de e-mails em momentos diferentes' pode excluir o conteúdo que não interessa mais ao assunto. 

12 - NÃO RESPONDA SE ESTIVER COM RAIVA OU COM SONO

Você se sente bem para escrever um post? Se sim, então aproveite um bom momento (ou dia) para responder os e-mails. Não responda seus e-mails quando estiver com raiva ou com sono pelo fato de que um pouco destes sentimentos estarem nas suas palavras (também evite responder e-mail ouvindo aquela música triste ou em momentos tristes. Ninguém quer receber um convite para sair como resposta de como fazer alguma coisa).

13 - USE O NR OU SRN

"Não responda" ou "Sem necessidade de responder". Um belo presente ao seu leitor não acha? Só tome o cuidado de não colocar essas palavras mágicas em todos os seus e-mails. No Outlook há possibilidade de criar várias assinaturas e você pode usar uma delas para colocar essa linha antes da sua assinatura, tudo ficará mais fácil.

14 - POSSO RESPONDER ISSO DE OUTRA FORMA?

Se a pessoa lhe enviou um e-mail é porque ela não deseja que outras pessoas leiam ou ela não encontrou um local adequado para a quantidade de caracteres que ela usou.
Evite responder e-mails usando gírias, expressões do momento ou ainda pelas redes sociais. Há pouca privacidade nas redes sociais e muitos podem não entender a pergunta e/ou a resposta.
No máximo, use sua imagem para mostrar presença nas redes sociais ou dê dica ao destinatário para outras formas de manter contato.

15 - DESLIGUE O COMPUTADOR

Esta deveria ser a regra mais importante quando falamos de e-mail. Alguns blogueiros dedicam o final de semana para responder os e-mails e isso já é uma perca do dia. Se todos nós perdêssemos menos tempo fazendo e-mail, certamente receberíamos menos e-mail e não é um caso para ficar triste: Se você recebe em seu blog pouco e-mail, significa que seus posts ou artigos estão bem explicados e que o simples campo de comentário basta. Reserve o 'Contato' apenas para publicidade e fins parecidos em uma linguagem mais genérica.
Crie um e-mail resposta depois que estiver estipulado um dia para responder os e-mails. Chris sugere um texto parecido com este:

"Obrigado por sua observação. Como um compromisso pessoal com a minha saúde mental e da minha família, eu faço agora e-mail apenas às quartas-feiras. Eu vou responder a todos quantos eu posso na próxima quarta-feira. Obrigado por escrever. Não se esqueça de cheirar as rosas ".

Achei muito válido, ainda mais no detalhe de 'cheirar as rosas' simbolizando um acontecimento no mundo real off-line.

No mundo corporativo, quanto menos e-mail, melhor! Nenhuma empresa quer mais que duas pessoas para responder e-mail a não ser que o negócio tenha como base o e-mail.